Ta styring på styrearbeidet!
Mange nyvalgte styrer har nå sine første møter. Sett retning og styr mot et vellykket år!
Viktige ledestjerner er vedtektene og gjeldende årsmøtevedtak. Styret skal sikre en forsvarlig økonomisk drift og sørge for nødvendig vedlikehold. Hos mange går dette på skinner, mens ikke hos alle.
Et nytt styre gir nye muligheter.
Det sier teamleder Morten W. Røstengen i OBOS Eiendomsforvaltning.
– Selv om alle skulle være gjenvalgt, kan dere se på det som en omstart. På første styremøte kan dere gå gjennom avtaler, planer og vedtak. Dere kan også ta en kort evaluering av året som har gått. Diskuter om det er noe dere vil gjøre annerledes i året som kommer.
Bli kjent og få oversikt
Kanskje sitter du i et styre der én eller alle er nyvalgt? Da bør man bruke litt tid til å bli kjent på første styremøte. Finn ut hvem som har hvilke interesser og egenskaper, slik at det blir lettere å fordele oppgaver internt i styret.
– Dere må naturligvis få oversikt over hva som må gjøres. Hvis styrelederen er nyvalgt, anbefaler jeg å invitere avgått styreleder til å ta en gjennomgang av pågående saker. I tillegg kan man lese tidligere styrereferat for å få et innblikk i historikken, anbefaler Geir Skarbø, som er fag- og prosjektkoordinator i OBOS Eiendomsforvaltning.
Les også: Derfor bør dere alltid ha en vedlikeholdsplan i boligselskapet
Konstituering
Det første møtet kalles et konstituerende styremøte. Her inngår det noen formelle saker, som at nye styremedlemmer skal signere samordnet registermelding. Det ligger en ferdig mal til konstituerende møte under «Styremøter» på Styrerommet.
– Det kan være nyttig å bruke denne malen. Dere skal blant annet utnevne en HMS-ansvarlig, og det må avklares hvem som skal attestere og godkjenne fakturaer, sier Skarbø.
Geir Skarbø, fag- og prosjektkoordinator i OBOS Eiendomsforvaltning.
Deleger ansvar og myndighet
Røstengen anbefaler å komme raskt i gang med fordeling av oppgaver. Samtidig bør det delegeres beslutningsmyndighet, slik at styremedlemmene settes i stand til å jobbe mellom styremøtene.
– Dermed kan man i større grad bruke styremøtene til de viktige beslutningene og orientering om pågående saker. Dette gir ofte raskere framdrift og mindre belastning på styrelederen. Husk også at styret må kjenne sin begrensning og innhente ekstern hjelp ved behov, sier Røstengen.
Sjekk regnskap og avtaler
Et boligselskap kjøper varer og tjenester for store summer, og det kan ta tid å få oversikt over økonomien.
Ofte er det en i styret som har litt ekstra kjennskap og interesse for regnskap.
– Da kan vedkommende gi en orientering om økonomien på neste styremøte. Deretter kan dere gå grundigere til verks når det gjelder gjennomgang av leverandøravtalene. Kanskje kan noen av de faste avtalene endres eller reforhandles. Dette er nyttig informasjon å ta med seg inn i budsjettprosessen til høsten, og ikke minst når neste års felleskostnader skal fastsettes, sier Geir Skarbø.
Nøkkelfaktorer
Røstengen mener at vellykket styrearbeid kjennetegnes av grundig forarbeid, regelmessige styremøter, klar oppgavefordeling og gode styrereferat. Han anbefaler å sette opp en møteplan på første styremøte.
– Det er en fordel å ha jevnlige møter, men antall møter avhenger av antall saker og størrelse på boligselskapet. Iblant trenger man kanskje et ad hoc-møte for å ta en rask avgjørelse, og det kan gjøres digitalt. Et styrevedtak er lovlig så lenge protokollen er signert. Jeg anbefaler å bruke møtemodulen på Styrerommet. Da kan du enkelt og effektivt foreslå saker, lage innkalling og sende protokoll, sier Morten W. Røstengen.
Teamleder Morten W. Røstengen i OBOS Eiendomsforvaltning.
Syv råd til nye styreledere
- Engasjement og sunn fornuft er viktige egenskaper. Som styreleder skal du forholde deg til mange mennesker og bidra til at styret tar gode beslutninger.
- Gjør deg kjent med styrets oppgaver og boligselskapet. Snakk med avtroppende styreleder, og si ja til oppstartmøte med rådgiver fra OBOS.
- Bruk Styrerommet aktivt! Det er et nyttig verktøy for å organisere styrearbeidet og ta vare på historikken. Se opplæringsvideoer på Styrerommet og obos.no/webinar. OBOS har også utarbeidet et forslag til retningslinjer. Disse finner under «Filer og dokumenter» -> «Hjelpemidler» -> «Maler og skjemaer».
- Få oversikt over den økonomiske situasjonen, planer, prosjekter, avtaler og leverandører. Vurder hva som krever oppfølging.
- Sett mål for styrets arbeid, og lag en plan for styremøter og prioriterte oppgaver. Husk at hele styret skal behandle alle saker og fatte beslutninger i fellesskap.
- Involver hele styret. Kartlegg styremedlemmenes kompetanse, engasjement og interesser for å fordele oppgaver. Ta kontakt med rådgiver i OBOS ved behov!
- Lag en strategi for god kommunikasjon med beboerne. Bruk mulighetene i Vibbo!
Tre om styrearbeid
Monjia A. Mzali
Styreleder i Sameiet Haugesundsgata 7 (52 seksjoner), Stavanger.
– Har du noen tips til nye styreledere?
– Jeg anbefaler å ha en arbeidsplan for styret med fordeling av oppgaver. Lag en prioriteringsliste, og få overblikk over det mest nødvendige av vedlikeholdsarbeid. Finn ut hva som er utført og når, og se over forsikringshistorien. Finn hvor skoen trykker. Jeg så betydelige summer å spare ved å reforhandle nesten samtlige avtaler, spesielt på bank og forsikring, samt å ta i bruk OBOS-rabattene.
– Ta en dialog med det tidligere styret. Bruk tid på å samle avtaler og tegninger om sameiet. Få alt på ett sted. Nå har vi kartotek i Styrerommet og Vibbo. All kommunikasjon med beboerne foregår på Vibbo for å lettere se historikken og hvem som tar kontakt.
Ta et dypdykk i regnskapet.
– Sørg for å være et aktivt og engasjert styre. Du må være forberedt på at det kan bli mer arbeid enn forventet. Gevinsten er mye læring, samt at du kan bidra til et godt bomiljø og fornuftig bruk av felleskostnadene.
Rolf Marthinusen
Styreleder i Sameiet Husøy Havn A (64 seksjoner), Tønsberg.
– Har du noen tips til nye styreledere?
– Det nye styret må få oversikt over økonomien, og det er smart å starte med å gå gjennom leverandøravtaler. Gode vedtekter og ordensregler er viktig, og de må håndheves. Da kan man unngå mange konflikter. Det samme gjelder kommunikasjon med beboerne. Vi har fått lagt ut mye info under ulike temaer på Vibbo. Det har spart oss for mange henvendelser direkte til styret.
Økonomi, kommunikasjon og det formelle står sentralt.
– På vårt første styremøte hadde vi en brainstorming om oppgaver og interessene til de ulike styremedlemmene. I tillegg lagde vi en årsplan med ti styremøter, der halvparten tas på Teams fordi flere er mye på reise. Det har gått helt greit med digitale møter.
– Styreledere blir fortalt at vi må være flinke til å delegere, men det er ikke alltid så enkelt. Jeg er pensjonist og har relativt god tid, mens andre er i full jobb. Derfor blir det naturlig nok litt mer på meg. En avtale med en dyktig vaktmester har imidlertid avlastet mye.
Gerd Vartdal Hansen
Styreleder i Devoldhagen boligsameie (22 seksjoner), Ålesund.
– Har du noen tips til nye styreledere?
– Det viktigste er å sette seg inn i økonomien for å se hvilket handlingsrom man har, for eksempel til rehabiliteringer. Hos oss var det en del som måtte gjøres, og vi lagde en plan med prioriteringer.
– Jeg tok over etter ekstern styreleder, og det var mye å sette seg inn i. Det første jeg gjorde var å møte rådgiveren i OBOS. Jeg brukte OBOS aktivt det første året, blant annet for å få hjelp til å kalle inn penger fra seksjonseierne. Foruten økonomien, var det viktig å sette seg inn i sameieloven, vedtekter og husordensregler.
Husk også at man kan delegere en del praktiske oppgaver til beboere.
– Bli kjent med hverandre i styret. Da blir det enklere å få til et godt samarbeid. I tillegg blir det enklere å delegere når du vet hva de ulike styremedlemmene er flinke til. Styret kan ikke gjøre alt, og vi har fått en hagekomité som skal organisere dugnader.
