– HMS er jo egentlig ikke komplisert
Hvor stort ansvar for sikkerheten har du egentlig som styremedlem der du bor? For Kristoffer Vittersø bød OBOS sitt kurs på nyttig læring – og en liten overraskelse.
– Slukker jeg lyset nå, er det plutselig ikke så lett å finne veien ut lenger. Så her skulle nok rømningsveien vært litt bedre merket, ja.
Kristoffer Vittersø nikker og følger nøye med, mens kursholder Arne Bernhardsen skrur av og på lyset i kjelleren under Sandefjordgata 3 på Sagene i Oslo.
Sammen med 14 andre styremedlemmer fra ulike borettslag og sameier er han på kurs for å lære om helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Etter introduksjonsdelen og en matbit på Sagene Samfunnshus, dro deltakerne på en fysisk vernerunde i borettslaget til Vittersø.
– Jeg visste i bunn og grunn ingenting om HMS da jeg ble med i styret, så det er mye som må læres. Det at vi går gjennom så mange konkrete scenarier underveis i kurset, gjør det mye enklere å sette seg inn reglene, forteller 35-åringen.
Opplæring i lang tid
– Noe av suksessen bak kursene vi har holdt de siste 30 årene, er at vi snakker om utfordringene et helt vanlig borettslag eller sameie står overfor i hverdagen, forklarer Arne Bernhardsen.
Han har holdt kurs i arbeidsmiljø og HMS helt siden 80-tallet, og skrevet to bøker om temaet. Han mener en av de største feilene ferske styremedlemmer gjør er å overkomplisere arbeidet.
Blant de vanligste spørsmålene deltakerne stiller i starten, er hvilket ansvar de har som styrerepresentanter. Mange tror at HMS handler om alt mellom himmel og jord, men det gjør det ikke.
Kristoffer Vittersø har sittet i styret i Sandefjordgata 3 siden mai, og betrygger at HMS ikke var så veldig komplisert etter kurset.
Fordi alle borettslag og sameier er ulike, finnes det ikke noe enkelt svar på nøyaktig hvilket HMS-ansvar du har som styremedlem. Alle boligselskap har imidlertid det samme ansvaret for å identifisere risikoforhold og tiltak som reduserer risikoen til et forsvarlig nivå. Som et minimum betyr det: Rutiner for både brannvern, kontroll av el-anlegg og informasjon til brukerne.
– Det viktigste som kan gå galt er selvfølgelig at det oppstår brann. «Brannvern er det brennende spørsmålet» pleier jeg gjerne å oppsummere med, forteller Bernhardsen.
– Noen leier ut lokaler og har egne ansatte, mens andre bare har ansvar for noen få boenheter. Det betyr at noen har mer ansvar enn andre. Du må finne ut hvilke regler som gjelder for deg.
Manglet merking i kjelleren
Kristoffer Vittersø har vært styremedlem i Sandefjordgata 3 i under et halvt år og representerer 81 boenheter fordelt på seks oppganger. Selv om han har fått god hjelp av de andre i styret til å sette seg inn i gjeldende rutiner, har han likevel flere spørsmål.
Det er utrolig lærerikt å få med seg så mange observante øyne på befaring. Hele veien hjelper Arne Bernhardsen oss med hva vi skal se etter, og hvordan vi skal vurdere det vi ser. Det viste seg jo faktisk å bli viktigere enn jeg trodde, forteller Vittersø.
Da Bernhardsen tok med seg gjengen ned i kjelleren, ble han nemlig gjort oppmerksom på en regel han ikke var klar over.
Fordi boligselskapet har valgt å lage et hobbyrom, er det meningen at man skal kunne oppholde seg i kjelleren over tid. Dermed stilles det også flere krav til brannvern. Blant annet må det være merket skikkelig til nærmeste rømningsvei, forklarer Bernhardsen.
– Du skal med andre ord kunne finne veien ut via etterlysende skilt, selv om alt lys forsvinner. Når det er sagt, er jeg mektig imponert over hvor ryddig det er i oppgangene. Her er det ingen barnevogner eller andre farlige ting man kan snuble over i mørket, hvis det skulle begynne å brenne, skryter HMS-nestoren.
Les også: Styret i Byhagen Borettslag har fått en ny hverdag med Vibbo og Styrerommet
Arne Bernhards HMS-tips til styret
- Bli kjent med systemet: Sett av et eget styremøte til HMS. Ikke overlat ansvaret til én person. Åpne HMS-modulen på Styrerommet i fellesskap. Gå gjennom modulen og se hva som blir vektlagt.
- Gå en felles vernerunde: Ta med dere kunnskapen og gå en runde i oppganger og fellesarealer. Gjør vurderinger om det dere ser er i tråd med det som står i kravene, og dokumenter underveis.
- Gjør en risikovurdering: Sett dere ned etter runden og vurder hva som kan gå galt i boligselskapet deres. Lag en risikovurdering og bruk denne til å finne fram til nye rutiner og tiltak som trengs.
Arne Bernhardsen noterer ned store og små spørsmål fra deltakerne i kurslokalet på Sagene, før den innlagte vernerunden.
Ha gode rutiner
Selv om alle borettslag og sameier er ulike, har kursholderen noen klare råd til styremedlemmene om hvordan de bør gå fram for å sikre gode HMS-rutiner der de bor.
HMS-modulen på Styrerommet er enkel å bruke, og den gjør det lett å komme i gang med arbeidet. Her ser du raskt hva som er obligatorisk og gjelder for alle, og hva som i tillegg kan være aktuelt for akkurat ditt boligselskap, sier Bernhardsen.
Lær mer om Styrerommet og hva det kan brukes til
Han ber i tillegg alle om å gjøre en risikovurdering, som er et krav i moderne forskrifter innenfor HMS.
– Det kan kanskje høres stort og komplisert ut, og for å gjøre en 100 prosent utfyllende risikovurdering trenger du en doktorgrad. For de fleste av oss holder det imidlertid med en enkel risikovurdering som skal ligge til grunn for videre arbeid, forklarer han.
Som regel holder det at du har svart ordentlig på fire spørsmål etter å ha gått en vernerunde i oppganger og fellesarealer:
- Hva kan gå galt, og hva er sannsynligheten for det?
- Hvilke konsekvenser får det hvis det går galt?
- Hva har du tenkt å gjøre for å redusere sannsynligheten?
- Hva har du tenkt å gjøre for å redusere konsekvensene?
Les også: Dette er viktig å huske på til årsmøtet i borettslaget
Kristoffer Vittersø følger nøye med når Arne Bernhardsen forklarer deltakerne hva det er viktig å vurdere under en vernerunde.
– «Risikovurdering» kan høres komplisert ut, men de fleste av oss gjør små risikovurderinger hver eneste dag, forklarer kursholder Arne Berhardsen.
På Styrerommet er det enkelt å komme i gang med en egen HMS-plan, forteller Simon Vennerød-Diesen.
Kjapt å komme i gang
Simon Vennerød-Diesen har vært med på å utvikle HMS-modulen på Styrerommet.no, og forklarer at for de fleste boligselskaper tar det bare noen minutter å få på plass en fullverdig HMS-plan.
– Vi så at mange styrer manglet en plan, som jo er lovpålagt å ha. Derfor lagde vi modulen som gjør det enkelt å komme i gang. Den har tre steg du må gjennom for å få på plass det grunnleggende du trenger i en HMS-plan. Trengs det mer, er det bare å legge til egne rutiner sammen med punktene som allerede er inkludert, forklarer Vennerød-Diesen.
Når du har tatt stegene i modulen på Styrerommet, har boligselskapet en fiks ferdig HMS-plan. Planen er sortert kronologisk etter hva som må skje først. Når det nærmer seg en viktig dato, får du et varsel på forsiden av Styrerommet hver gang du logger inn.
Tilbake i Sandefjordgata har Kristoffer Vittersø full forståelse for alle som synes det virker utfordrende å sette seg inn i HMS-reglene. Etter ettermiddagens kurs kan han imidlertid betrygge om at det ikke var så komplisert som fryktet.
– Det kan føles som en voldsom mengde med oppgaver og spørsmål når man er helt ny i et styre. Da er det veldig fint å lære hvordan man finner de viktigste og mest alvorlige punktene, og hvordan man kan lage gode rutiner for dem.
Slik lager du en HMS-plan på Styrerommet
- Når du logger inn i HMS-modulen må du først svare på noen enkle spørsmål for at modulen skal bli kjent med boligselskapet ditt. Har dere heis? Har dere lekeplass?
- Når du er ferdig med steg én, blir du bedt om å fylle ut når ting ble kontrollert sist. Når hadde dere for eksempel kontroll av det elektriske anlegget sist? Om du ikke vet, blir det lagt inn en kontroll innen kort tid.
- Til slutt har du mulighet til å tilpasse rutinene modulen lager for deg. Vil du kontrollere lekeplassen fire ganger i året i stedet for én? Ikke noe problem. Her kan du også legge til egne rutiner om det trengs i boligselskapet ditt.
