Tips til valgkomiteen
En grundig nominasjonsprosess ga engasjement og applaus i Preståsen borettslag på Bjørndal i Oslo. Slik fikk valgkomiteen fart på styrerekrutteringen.
Det er mange boligselskap som ikke har valgkomité, og noen har en valgkomité som sliter med å få gjort jobben. Det siste gjaldt for Preståsen borettslag med 59 boenheter.
– Opp gjennom årene har det vært utfordrende å få beboere til å delta i valgkomiteen, og noen år har kun én beboer prøvd å verve styremedlemmer etter beste evne, forteller Marianne Schulerud, som har bodd i Preståsen siden 1988.
På generalforsmalingen i 2023 ble hun og Ken-Vidar Ananiassen spurt om å stille som valgkomité, og de takket ja.
– Inntrykket var et velfungerende borettslag, men vi ønsket å tenke kreativt og grundig for å motivere flere beboere til å delta i styrearbeid. De siste 7-8 årene har det vært lite utskifting av styremedlemmer, som også har vært dominert av menn, forteller Ananiassen.
Ett år senere, på årsmøtet i 2024, fikk de mye skryt og applaus for arbeidet de hadde gjennomført. Hva hadde de gjort?
– Vi startet opp i desember 2023, og vi var usikre på hvordan vi skulle gå fram. På nettsidene til OBOS fant vi et webinar for valgkomitearbeid, som vi bestemte oss for å delta på. Det var det beste valget vi tok. Vi ble godt informert og fikk gode knagger til å strukturere arbeidet. Vi ble veldig motiverte, sier Ananiassen.
Valgkomiteen innså at de måtte banke på dører og ta direkte kontakt for å øke interessen.
Valgkomiteen har bestått av Ken-Vidar Ananiassen og Marianne Schulerud. De to bor rett ved hverandre, og gjennom arbeidet har de blitt godt kjent og gode venner.
Katten har oversikt fra vindusplass. Det anslås at Norge har 750.000 katter fordelt på 400.000 boliger.
Borettslaget er bygd i 1988 og har 59 boliger. Husene er malt i rødt, gult og grått. For to år siden ble fasadene malt, og omtrent samtidig ble vinduene skiftet.
Samtale med styremedlemmer
De lagde en kjøreplan for arbeidet, og de bestemte at særlig tre faktorer skulle stå sentralt: Fornyelse, motivasjon og mangfold. Deretter hadde de en fortrolig samtale med hver og en av de fem i styret, samt varamedlemmer. I forkant hadde de lagd et spørreskjema for å sikre at de fikk den informasjonen de var ute etter. I etterkant skrev de referater og sammenliknet svarene.
– Vi presiserte vår taushetsplikt nøye i starten av hver samtale, slik at hver enkelt så fritt som mulig kunne uttale seg, sier Schulerud.
De hadde samtaler på mellom en halvtime og halvannen time.
– Gjennom samtalene fikk vi en god forståelse av styrearbeid, og ikke minst hvordan det fungerer i vårt borettslag. I tillegg fikk vi noen tips til mulige kandidater. To av styremedlemmene signaliserte at de kunne gå ut av styret hvis andre var villige til å stille, sier hun.
Direkte kontakt
De lagde et rundskriv som de håpet kunne virke inspirerende for beboerne, slik at flere kunne bli nysgjerrige på styrearbeid. Dette rundskrivet ble lagt i alle postkasser og delt på Vibbo. Dessverre fikk de ingen henvendelser, og derfor arrangerte de et møte. Men heller ikke da var det noen som møtte opp.
– Vi innså at her må vi banke på dører og ta direkte kontakt. Vi hadde sett oss ut litt over ti personer som vi kontaktet. Vi ble godt mottatt av alle, og vi fikk positivt svar fra noen, forteller Ananiassen.
Resultatet ble at valgkomiteen nominerte to nye kandidater til styret, og disse ble valgt inn på årsmøtet. Styrelederen og to styremedlemmer fortsatte i styret. Dessuten ble det valgt inn fire varamedlemmer som blir innkalt til styremøtene.
– Det gjør det mindre sårbart ved frafall på styremøter. I tillegg er det en læringsprosess for varamedlemmene, som vi på sikt håper kan få lyst til å bli styremedlemmer, sier Schulerud.
De er tilfredse med å ha fått inn nye krefter og nyttig kompetanse i styret, samtidig som de har sikret kunnskap om historikken.
– Det har blitt en god miks. Under årsmøtet brukte vi 10-15 minutter til å forklare prosessen og presentere kandidater. Det virket som beboerne satte pris på arbeidet. I tillegg fikk vi med oss en tredje person i årets valgkomité, og snart skal vi starte på ny runde, sier Ananiassen, og blir supplert av Schulerud:
– Vi har fått en viss ærefrykt, for vi innser at valgkomiteen kan ha stor innflytelse hvis man gjør en grundig jobb.
Fordel med valgkomité
Teamleder Morten W. Røstengen i OBOS Eiendomsforvaltning holder kurs for valgkomiteer. Han synes Preståsen borettslag har gjort en god og grundig jobb, men understreker at det ikke finnes klare fasitsvar på hvordan man skal rekruttere til styret.
– Boligselskapene kan være svært ulike når det gjelder størrelse og utfordringer, men generelt er det en fordel at andre enn styret står for nominasjon til styreverv. Derfor anbefaler vi en uavhengig valgkomité. Den kan bestå av kun én person, men helst bør det være minst to. Det vanskeligste er ofte å komme i gang, og det er alltid smart å starte tidlig. Samtaler med dagens styre er en god start. Valgkomiteen kan delta på et styremøte, men det beste er nok å gjennomføre én-til-én-samtaler, sier Røstengen.
Engasjement er viktig
Det er mange kvaliteter som kan være ønskelig i styret, blant annet engasjement, kompetanse og en sammensetning som gjenspeiler beboerne. Som regel er det vanskelig å oppfylle alle ønsker, og Røstengen mener at engasjement trumfer det meste.
– Ikke se deg blind på at du trenger en økonom eller ingeniør i styret, selv om det kan være nyttig. Merk deg gjennom året hvilke beboere som viser interesse for bomiljøet, og som kanskje gjør litt ekstra på dugnader eller kommer med konstruktive innspill på Vibbo, sier Røstengen.
