Slik fikk styret i Myrer borettslag styr på alt
Med gode digitale verktøy og en vennlig tone kan også et lite styre drive et stort borettslag.
Julie Katrine Andresen er inne i sitt fjerde år som styreleder for Myrer borettslag på Kjelsås i Oslo. På den tiden har hun vært en aktiv pådriver både for å forenkle styrearbeidet, og for å ha en triveligere kommunikasjon med beboerne i det store borettslaget.
– Da jeg ble styreleder, var det viktig for meg å være på lag med beboerne, sier Andresen.
Sommerfester, julegrantenning, og muntre dugnader med boller og saft, er noen av virkemidlene. Samtidig fungerer er en solid digital verktøykasse som bærebjelken i kommunikasjonen.
– Målet mitt er å gi beboerne en mulighet til å stole på oss. De skal kunne komme til oss med spørsmål og problemer, uten å føle at de blir dømt eller at noe er feil.
Andresen er selv oppvokst på Kjelsås og kjente godt til borettslaget før hun flyttet hit med sønnen. I oppveksten var hun her på besøk hos klassekamerater, og på Myrerjordet rett ved, har alt fra idrettsarrangementer til skoleavslutninger foregått.
– Noen av beboerne har bodd her helt siden det ble bygget, men vi har også mange tilflyttere. Det er som Kjelsås ellers. En god blanding av folk, og stemningen er veldig nedpå.
Les også: – Dette hjelper oss med å holde felleskostnadene nede
Omfattende styrejobb
Innbyggertallet i borettslaget er på størrelse med en liten bygd, med 408 leiligheter fordelt på 26 blokker som alle ble bygget på 50-tallet. Dermed blir det nok å gjøre for et styre som bare teller henne, en nestleder, tre styremedlemmer og to vararepresentanter. Hele styret spiller en viktig rolle, forteller Julie, og hun jobber svært tett med nestlederen sin.
Til tider er det mye arbeid. Både med det fortløpende, hverdagslige arbeidet og noen store prosjekter som har krevd mye tid.
Da de rev en garasjerekke for å sette opp ladeplasser, måtte de varsle naboer, få godkjenning fra riksantikvar og samle inn omfattende dokumentasjon. Mens da de pusset opp tak og fasade var det byggemøter og befaringer i arbeidstiden. Styret har også rukket å installere et nytt brannvarslingsanlegg og følge opp en reklamasjonssak på alle vinduene i borettslaget.
På toppen av dette kommer de faste oppgavene som å svare på e-poster, organisere trappevask og vedlikehold, samt arrangere felles arrangementer.
– Jeg tror nye styremedlemmer får litt sjokk. Men det går, så lenge man trives og er engasjert.
De bruker Styrerommet aktivt til e-post, fakturahåndtering og lagring av dokumenter som arbeidskontrakter og lignende. Julie sier de har fått god nytte av modulene for HMS, bærekraft og vedlikeholdsplanlegging.
– I vedlikeholdsplanen legger vi inn hva vi har gjort og hva som haster. Alt av planer, kontrakter og prisforslag fra de største prosjektene våre er lagt inn der, slik at det er lett tilgjengelig for nye styremedlemmer når det er utskiftninger.
Les også: Felleskostnader under lupen
Julie og styret i Myrer borettslag har pleid å delta på høstseminarene til OBOS for å få oversikt over hva som rører seg av ny funksjonalitet i Styrerommet og Vibbo.
Styret bruker Vibbo som plattform for all beboerkommunikasjon. – Vi er opptatt av å bruke det aktivt, sier styreleder Julie Kathrine Andresen.
Ifølge historielaget Grefsen–Kjelsås–Nydalens medlemsblad var innskuddene på OBOS-leilighetene i borettslaget mellom 2100 og 4900 kroner på 50-tallet.
Slipper unødige henvendelser
Når det kommer til å redusere unødig arbeid, er det nok likevel beboerportalen Vibbo som har vært det viktigste verktøyet for styret.
– Vi bruker Vibbo til all beboerkommunikasjon, og har rutiner for å sikre at også de som leier får tilgang der med en gang. Løsningene er veldig effektive, både for styret, vaktmester og beboerne.
I Vibbo kan beboerne selv fylle på vaskekort og bestille nøkler. Styret sender ut jevnlige nyhetsbrev om arbeidet sitt, og de har sortert info om alt fra søppelkomprimatorens åpningstider, til vaktmesterens kontaktinfo og håndverkeravtaler under egne temasider.
– Vi prøver å oppdatere informasjonen fortløpende for å unngå for mange henvendelser fra beboerne. Om de sender oss melding svarer vi at «det kan du finne på Vibbo, under dette temaet». Vi oppretter også arrangementer for dugnad, sommerfest og julegrantenning der, for å lære dem opp til at her blir det også lagt ut sånne ting.
Samtidig begynner beboerne nå å bli såpass vant til Vibbo at de digitale oppslagstavlene begynner å ta over for Facebook som kommunikasjonskanal innad i borettslaget.
– Jeg tror mange beboere følte at dette var styrets verktøy, men med nye Vibbo er det blitt mer levende der inne. De legger ut nabovarsel om oppussing til blokka si, driver kjøp og salg eller spør om å få låne en sag eller andre verktøy.
Det er også inne på Vibbo beboerne sender beskjeder om smått og stort i borettslaget, som fulle søppelkasser eller juletrebelysning som ikke fungerer.
– Det er mye vi ikke ville fått med oss ellers, som jeg da kan ta med vaktmesteren.
Les også: Slik håndterer styrelederen et sameie med 500 boliger og næringslokaler
Å lede et borettslag med 26 blokker og flere aktive vedlikeholdsprosjekter kan gi en høy arbeidsmengde. – Jeg jobber mye på kvelden, og det gjør de andre i styret også, sier styreleder Julie Kathrine Andresen.
Et jevnlig nyhetsbrev om styrets aktiviteter på Vibbo gjør at det blir mindre merarbeid. – Da unngår vi en jevn strøm av henvendelser som vi egentlig bare kan besvare i et brev, sier styreleder Julie Kathrine Andresen.
Husene på Myrer ble tegnet av Sverre Narve Ludvigsen, som er arkitekten bak en rekke av OBOS-blokkene som ble bygget etter krigen.
Formuleringens kraft
Styrelederen er nøye på at kommunikasjonen som går ut til beboerne gjennom Vibbo skal ha en positiv tone. Hun sørger derfor for at hun ønsker god jul og takker for innsatsen til de som har bidratt i året som gikk, og når hun for eksempel må be beboere i de øverste etasjene om å huske å fjerne snø fra balkongene sine, er hun bevisst på hvordan hun formulerer seg.
– Ordvalg betyr noe. Når søppelbrønnene er fulle, sier vi at «vi setter pris på at dere kaster avfallet på gjenbruksstasjon». Jeg tror ikke pekefingermetoden hjelper så mye for bomiljøet. Selv om det kan oppstå situasjoner hvor man må være ekstra tydelig, er det bra å holde en vennlig og informativ tone.
Holdningen har hun også med seg utenfor den digitale kommunikasjonen. Under den årlige vårdugnaden går for eksempel styret selv rundt for å levere ut blomstene som skal plantes foran blokkene, og for å prate med beboerne.
– Jeg vil ikke at styret skal være et fremmed organ som bare bestemmer og gir strenge beskjeder. Som styreleder er jeg opptatt av felles samlingspunkter, så i tillegg til dugnaden har vi også sommerfest og julegrantenning hvor vi er involvert og blir kjent med beboere.
Hun føler at strategien har gitt resultater, og at miljøet i borettslaget har blitt mer åpent og godt, spesielt de siste årene. Både i måten beboere tipser dem om smått og stort, men også på dugnadene.
– De siste årene har jeg sett at alle har vært så engasjerte. De tar ansvar selv, enten at blokkene ordner høytrykkspyler seg imellom, eller at de koster i oppganger og luker i bed. Og så samles vi alle og spiser boller og drikker saft etterpå.
Mye har endret seg i borettslaget siden det ble bygget på 50-tallet. For eksempel er det sjelden du ser infolapper på dørene i de 26 blokkene. Dugnaden er imidlertid et viktig unntak.
– Det tar lang tid å henge opp informasjon om årets dugnad i alle husene. Det er heller ikke noe jeg vil pålegge vaktmester å bruke tida si på, men akkurat dugnaden vil jeg sikre at alle får med seg.
