Årsmøter i endring
Både fysiske og digitale årsmøter har sine fordeler. Liakollen borettslag drar opp deltakelsen ved å gjøre begge deler.
– På sletta utenfor borettslaget ser vi at det samler seg mye vann, og noen må nesten svømme når de kommer ut av porten.
Årsmøtet i Liakollen borettslag har nådd punkt 13 på agendaen – den gruelige tilstanden til gangveien utenfor borettslaget. Styreleder Nils-Inge Bergan orienterer de frammøtte om forhandlingene styret vil gå i med Oslo kommune, som ikke uten videre er enige i at ansvaret for vedlikehold ligger på dem.
– Da prøver jeg å skyte nokså høyt oppover i systemet, for de har litt mer utvidede fullmakter, sier Bergan.
– Da kan vi snakke med dem over bordet og kanskje bli enige forholdsvis kjapt.
Årsmøtet holdes i møterommet til Holmlia kirke, og foran seg har Bergan 15 beboere, gi eller ta. Et oppmøte omtrent på snittet for et borettslag som teller 131 boliger.
Men, på veggen bak ham henger like mange deltakere i en Teams-bukett projisert på et lerret. Liakollen borettslag gjennomfører nemlig fysiske årsmøter med videooverføring, og digital stemmegivning gjennom Vibbo. Ordningen har hatt god effekt på den demokratiske deltakelsen i borettslaget.
Ordningen har hatt en god effekt på den demokratiske deltakelsen i borettslaget.
– Det er veldig enkelt å gjøre det på denne måten, sier Bergan.
– Vi får engasjert flere folk. På det minste var vi 12 beboere på møtet, inkludert styremedlemmene. I år er det 58 beboere som stemmer.
Digital deltakelse snur trenden
Med andre ord er den digitale hverdagen med på å snu en tydelig trend: Færre deltar på årsmøter. Styreleder Bergan, som har vært aktiv i styre og stell i borettslag og sameier siden 80-tallet, har sett en klar utvikling i løpet av årene.
– For den eldre garde var det å gå på årsmøtet noe høytidelig. Det var noe man skulle møte på, sier han.
– Så dalte interessen med aldersforskjellene.
Riktignok kan sånt variere fra år til år. Bergan forteller om et årsmøte i Liakollen hvor NRK og VG dukket opp for å dekke en av sakene.
– Da hadde noen av beboerne foreslått å forby plastikkhjul på leker og bare tillate gummihjul, fordi det bråka så mye. Overskriften var «Borettslaget som hater barn!»
Det var imidlertid ikke noe stort flertall bak hatet. Forslaget ble ikke engang tatt opp til votering. Med unntak av enkelte år med saker som har vekket særskilt engasjement, har også Liakollen fulgt den nedadgående trenden.
Og så kom korona-nedstengningen i 2020. Den inntraff parallelt med at sesongen for generalforsamlinger dro i gang, på et tidspunkt da bare fysiske årsmøter var lovlige. Samtidig ble nettopp denne typen fysisk ansamling ulovlig. Med signaler om at loven ville komme halsende etter, rullet OBOS ut en digital løsning i Vibbo.
– Antallet som deltar blir vesentlig høyere, sier Daniel Walter, forretningsføreren fra OBOS som leder dagens møte.
– Generelt erfarer vi at et fysisk møte bare har ti prosent oppmøte. Med digitale møter kan vi få opp til 40 prosent deltakelse.
Alle stolene er trukket langt frem mot bordet, så beboerne ikke skal spre seg utover den store møtesalen.
En møtehøyttaler med mikrofoner i fire retninger sørger for god kommunikasjon begge veier, også for dem som følger med via Teams.
Med lav temperatur på årsmøtet kan styreleder Nils-Inge Bergan reise til Roma med ektemannen dagen etter, uten å bli forstyrret av sinte oppringninger. – Det er en god tone i borettslaget. Vi informerer veldig mye via Vibbo, og det hjelper mye.
Generasjonsforskjeller
Etter pandemien har mange gått tilbake til fysiske møter, samtidig som andre foretrekker digitale avstemninger. Delvis handler dette om generasjonsforskjeller.
– Det er ofte de som er litt eldre som beklager seg over at stemmegivningen er på nett. De ønsker gjerne å ha resultat der og da, og det får du ikke fordi stemmefristen vanligvis er tre dager, sier Walter.
Diskusjonene er teknisk sett ikke en påkrevd del av et årsmøte. Loven og beboerne har ofte ulik oppfatning av hva et årsmøte faktisk består i.
– Juridisk er det slik at stemmegivningen utgjør kjernen i møtet. Beboere tenker derimot at det å møtes og diskutere er det som er selve møtet, sier Walter.
Og det er unektelig noe umiddelbart over å møtes og diskutere bomiljøet sitt, og måten det forvaltes, som kan forsvinne om alt man har er digital stemmegivning med et tilhørende kommentarfelt.
Samtidig forsvinner en av de store kvalitetene ved slike årsmøter:
Den klamme stemningen og pinlige stillheten som oppstår når man etterlyser nye styremedlemmer fra salen.
– Det er også en problemstilling når du ikke har fysiske møteplasser hvor noen sier «greit da, så kommer vi oss hjem».
Les også: Slik får dere fart på valgkomiteen
Senker terskelen for å delta
Fysiske årsmøter med digital deltakelse gir det beste fra begge verdener. Terskelen for å delta i avstemninger og diskusjoner senkes, samtidig som de som ønsker å møtes ansikt til ansikt får sitt. I Liakollen lar man også ikke-digitale beboere og andre stemme med fysiske sedler i møtet om de foretrekker det.
– Det er ganske mye du kan tilrettelegge. Samtidig kan det være anledninger hvor dette ikke er riktig møteform. Jeg har noen borettslag som ellers er veldig digitale, men som sier at akkurat dette skal være en fysisk greie, sier Walter.
Liakollen ble et av de første borettslagene som gjennomførte et hybrid årsmøte. Å være først ute gjør riktignok at de har hatt «alle utfordringene», ifølge Walter. Men tidligere års teknisk krøll, innkallingsblemmer og vrien møtedynamikk er verdifull erfaring. Denne gangen går alt som smurt.
– Siden vi er et av de første borettslagene som tok det i bruk, har OBOS spurt oss om erfaringene og ønskene våre, sier Bergan.
– Systemet er blitt mye bedre nå.
Et innkjøpt møteanlegg gjør at de som er tilstede, over Teams eller i Holmlia kirke, hører alt godt. Bergan er klar på at man må ha streng møtekustus.
– I fjor ble det litt mye kakling i munnen på hverandre, så nå må alle rekke opp hånda. Men vi har en ok og spøkefull tone, vi trenger ikke være gravalvorlige.
Med lite kontrovers i sakene som diskuteres er dagens møte plankekjøring. Ingen store økonomiske spørsmål eller stridsmål skal avgjøres. Neste år kan det bli litt mer temperatur, tror Bergan.
– Da skal vi vedta nye balkonger.
Nye funksjoner for styrer
Det blir stadig utviklet nye funksjoner i verktøyene OBOS tilbyr styrene. For dem som gjennomfører rene fysiske årsmøter, er årsmøte-modulen i Styrerommet blitt et enda nyttigere verktøy, også under selve møtet.
– En av de store forbedringene er at det nå er mulig å registrere frammøte. I store møter kan det være kilde til ganske mye stress å ta imot 200 stykker i døra samtidig. Da er det veldig fint med en søkefunksjon og ett trykk på «registrer», sier prosjektleder Simon Vennerød-Diesen i OBOS.
Om styret har forberedt årsmøtet i Styrerommet, går modulen over i møtemodus ved møtestart. Dette gjør det lett å protokollføre avgjørelser og andre formalia.
– Når du har gjennomført avstemning trykker du på en knapp for å registrere vedtaket. Da spør Styrerommet om forslaget ble vedtatt, og så kan du gjerne legge til en liten tekst om hvordan stemmene fordelte seg. Så finnes det muligheter for redigering, for eksempel ved benkeforslag. Når du er ferdig, trykker du en knapp for å fullføre møtet og så har Styrerommet laget en ferdig protokoll for deg, sier Vennerød-Diesen.
Under møtet spør forretningsfører Daniel Walter jevnlig om alle på linja hører godt, eller har innspill. – Det krever litt mer å engasjere dem som er med over nett, sier han.
