– Mye enklere å kommunisere med beboerne

– Tidligere brukte vi tre ulike kommunikasjonskanaler: styret.com, en hjemmeside og en facebookside. Nå trenger vi bare én, forteller styreleder Line Tveiten i Sameiet Årvolltoppen.

I januar 2022 tok sameiet i bruk de digitale verktøyene Vibbo og Styrerommet.

Styrerommet er et digitalt styrerom som gir styret full kontroll på alle oppgaver og aktiviteter. Sammen med beboerportalen Vibbo, sikrer disse tjenestene en enkel, effektiv og profesjonell ramme rundt styrearbeidet, og god kommunikasjon med beboerne.

 

Lett med app: Det er ikke alltid like motiverende å skru på datamaskinen etter en lang dag for å gjøre styrearbeid. Derfor setter styreleder Line Tveiten ekstra pris på at verktøyet Vibbo også finnes i app-format.

 

Selv om det fortsatt er en overgangsfase, med mye å finne ut av og bli vant til, synes Tveiten overgangen til de nye verktøyene har gått fint.

– Jeg liker spesielt godt Vibbo. Det er veldig brukervennlig og lett å bruke i farta, siden det også finnes som app. Det kan være tungt å sette seg ned foran dataen for å svare på styremail om kvelden. Nå er det mye enklere, sier hun.

Smidigere kommunikasjon

Sameiet består av 89 leiligheter, fordelt på fire blokker. Miksen er ifølge styrelederen overraskende stor, og består av enslige, unge voksne, barnefamilier og eldre par.

Med mange beboere er det mye informasjon å holde orden på. Før Vibbo ble tatt i bruk måtte beboerne si ifra om endringer til forretningsføreren. Men det var ikke alltid kommunikasjonen gikk like smidig.

– Vi har slitt med at beboerne har glemt å oppdatere informasjon, som hvem som bor i hvilke leiligheter, og hvilken garasjeplass og parkeringsplass de enkelte bruker. Det resulterte blant annet i at fakturaer for ladesystemer ikke kom fram, eller kom til feil mottaker.

 

All informasjon på ett sted: Sameiet Årvolltoppen består av 89 leiligheter, fordelt på fire blokker. Her bor det både enslige, unge voksne, barnefamilier og eldre par. Ved bruk av Vibbo og Styrerommet er det enklere for både beboere og styret å ha tilgang på alt av nødvendig informasjon.

 

– Vi i styret hadde et parallelt system som vi oppdaterte selv, basert på ting vi leste på mail og Facebook, det var en veldig tungvint ordning. Det er fortsatt beboernes ansvar, men nå har de mulighet til å ta det ansvaret selv, og direktemulighet til å selv melde inn eventuelle endringer i Vibbo. Veien er mye kortere, utdyper styrelederen.

Nysgjerrig på alle funksjonene i Vibbo? Ta en tur innom demosiden Vibbotoppen.

Effektiv styrehverdag

Styret i Sameiet Årvolltoppen har også fått hjelp til å utvikle løsninger som de trengte, men som manglet i Vibbo.

– Vi hadde behov for å legge inn hvilke garasjeplasser og hvilken bod den enkelte disponerte, og det fant utviklerne i OBOS noen Petter Smart-løsninger på.

 

Bedre informasjonskanal: Styret pleide å sende ut nyhetsbrev til beboerne annenhver måned, noe som var tidkrevende. Nå har styreleder Line Tveiten mulighet til å sende ut fortløpende informasjon til alle beboerne via Vibbo, og få umiddelbare tilbakemeldinger fra beboerne.

 

– Jeg føler at OBOS er nærmere. Det er enklere å ta kontakt med OBOS, og de har vært veldig tydelige på at de gjerne vil ha tilbakemeldinger. «Dette kan vi fikse, bare gi oss litt tid».

Med Vibbo og Styrerommet er det lettere å kommunisere, samt å samle og lagre all nødvendig informasjon.

– Før sendte vi ut nyhetsbrev annenhver måned. Det var en tung og tidkrevende jobb. Nå legger vi ut informasjon fortløpende. I Vibbo er det kommentarfelt der vi kan legge ut oppdateringer, og beboerne kan stille spørsmål.

Det var en hendig funksjon da sameiet nylig hadde en vannlekkasje.

– Da kunne vi legge ut informasjon i kommentarfeltet etter at lekkasjen var over, og folk kunne spørre hvis de lurte på noe. Vi kunne gjort det samme på Facebook, men det er ikke alle som liker å bruke det. Nå har vi en bedre informasjonskanal, sier Line Tveiten.