Snart tid for årets viktigste møte

Regnskap skal godkjennes, styrekandidater skal velges, og beboerne skal stemme over små og store saker. Årsmøtet er øverste myndighet i boligselskapet, og en viktig arena for beslutninger. Da lønner det seg for styret å være godt forberedt, og ikke minst ivareta lovkravene. 

— Styret må varsle om årsmøtedato og frist for innsending av saker som er ønskelig å bli behandlet. Årsmøtet må være gjennomført senest 30. juni. Styret velger om det skal være et fysisk eller digitalt møte, men det skal være fysisk hvis minst to eiere som til sammen har ti prosent av stemmene krever det, sier Aleksander S. Gripstad, fagansvarlig i OBOS Eiendomsforvaltning.

Alle innkommende forslag skal i teorien bli behandlet på årsmøtet, men styret bør oppfordre til at visse kriterier er oppfylt. Styret kan be forslagsstilleren om å formulere en mer forståelig tekst, og det bør fremgå tydelig hva man skal stemme over. Hvis det er en sak som har vært behandlet flere år på rad – og blitt nedstemt hver gang – kan styret argumentere for å vente. Det er likevel opp til forslagsstilleren å godta dette. Til sakene som blir tatt opp bør det være en innstilling fra styret. Rådgiverne i OBOS kan hjelpe med dette arbeidet.  

— Det beste er om styret klarer å unngå altfor mange saker på agendaen. Deltakelsen synker hvis det ligger an til et eviglangt møte. En mulig løsning er å ha flere beboermøter gjennom året der man kan informere og diskutere. Beboermøtet er derimot ikke et beslutningsorgan, og det kan ikke tas avgjørelser i saker. Styret kan imidlertid på bakgrunn av beboermøter ta beslutninger som er innenfor deres mandat.  

Regnskap og årsrapport 

Før innkallingen kan sendes ut, må styret godkjenne og signere på årsregnskapet. Deretter må det innhentes revisjonsberetning, som skal legges ved innkallingen.  

— Revisjonsberetning gjelder for alle boligselskap utenom små sameier med 1-20 seksjoner, forteller Gripstad. 

I innkallingen kan det også vedlegges årsrapport. Dette er ikke lovpålagt, men det kan være nyttig av flere grunner.  

— Jeg anbefaler å legge litt arbeid i å beskrive hva som har skjedd og hva styret har gjort. Årsrapporten fungerer som et historisk dokument, og kan dessuten bidra til å forsvare styrehonoraret når folk får innblikk i arbeidsmengden. 

Det er alltid smart å beregne god tid. Det kan ta mer tid enn beregnet å formulere innstillinger, lage årsrapport og finne kandidater til styreverv. Hvis styret har forslag til saker, må man huske å vedta disse på et styremøte. Deretter kommer selve utsendelsen. 

— I dag får jo de fleste innkallingen elektronisk, men noen kan ha reservert seg. Da må dere beregne tid til trykking og adressering, og dette kan OBOS hjelpe med. OBOS ønsker å få innkallingen 14 dager før ønsket dato for utsendelse. Utsendelse skal ifølge loven skje mellom 8 og 20 dager før årsmøtet. 

Møteleder og kjøreregler 

Under selve årsmøtet er det viktig å holde seg til agendaen. Årsmøtet har bare mandat til å stemme over saker som står oppført i innkallingen. Man kan diskutere andre saker, men disse kan ikke vedtas. Det er derimot ingenting i veien for at årsmøtet bestemmer at det skal kalles inn til et nytt årsmøte hvor andre saker skal behandles.  

— Det er en klar fordel å ha en dyktig og erfaren møteleder. Hvis det ligger an til mye diskusjon, kan det være smart å vedta kjøreregler, som antall minutter per innlegg. I utgangspunktet er det styreleder som leder årsmøtet, men det går an å velge eksterne, sier Gripstad.  

Det må lages protokoll, og i år har årsmøtemodulen i Styrerommet blitt oppgradert. 

— Du kan føre det rett inn i Styrerommet mens årsmøtet pågår, på samme måte som under et styremøte, forteller Gripstad. 

Tekst: Henrik Sørlie