Lov å være digital

I tillegg åpnes det for at kommunikasjon mellom borettslaget/eierseksjonssameiet og eier/beboer som hovedregel kan skje digitalt.

En pådriver og katalysator for dette arbeidet har naturlig nok vært koronapandemien. Under pandemien har det vært vanskelig å samles fysisk og det har blitt desto viktigere å kunne utnytte digitale midler for å få ting gjort.

Vi vil her kort gå igjennom de viktigste endringene i lovgivningen, vi tar forbehold om at det kan være en del detaljer vi ikke klarer å dekke i en slik kort nyhetsartikkel. Styrene bør spørre sin rådgiver dersom de er i tvil om noe.

Generalforsamlinger og årsmøter uten møte 

På folkemunne pleier vi automatisk å omtale dette som digitale møter, men det er mer enn bare digitale møter i snever forstand det er snakk om. Før lovendringen var det lagt til grunn at en generalforsamling eller et årsmøte måtte avholdes som et fysisk møte. Etter lovendringen er det i utgangspunktet opp til styret å avgjøre hvordan generalforsamlingen eller årsmøtet skal holdes, men gjennomføringen må være forsvarlig. Lovproposisjonen peker på flere alternative måter å avholde generalforsamlingen eller årsmøtet på, herunder via møteapplikasjon (typisk i Vibbo), via fjernmøteteknologi (for eksempel Skype eller Teams), og til og med e-post eller telefonmøte i helt små borettslag og sameier.

Hva ligger i forsvarlig gjennomføring?

Hva som er forsvarlig gjennomføringsmåte vil bli en skjønnsmessig vurdering og avhenge av flere forhold, herunder boligselskapets størrelse og hvilke saker som er på dagsorden. Departementet legger i lovproposisjonen til grunn at det må legges til rette for at også de som ikke er digitale, gis en mulighet til å delta og stemme under generalforsamlingen eller årsmøtet.

Andelseiere som er misfornøyd med at det holdes digital generalforsamling eller årsmøte kan kreve fysisk møte etter samme regler som for å kreve ekstraordinær generalforsamling. Det vil si at mer enn 1/10 av stemmene må kreve det, men at det minst må være to andels- eller seksjonseiere bak kravet.

For å klarere på forhånd om noen vil kreve fysisk møte, fastsetter loven at styret på forhånd kan sette en frist for når et krav om fysisk møte må være kommet inn. Slik frist kan først settes når det er klart hvilke saker som skal behandles, siden det først er da beboerne kan ta stilling til om de bør kreve fysisk møte, og den må være rommelig nok til at de kan områ seg.

Styremøter

Når det gjelder styremøter har det nok i praksis også vært slik at møter har vært holdt som telefonmøter eller på Skype også tidligere. Siden det ikke har vært noen klar hjemmel i loven for å avholde styremøter uten fysisk møte, blir loven endret slik at det nå blir helt klart at det er adgang til å avholde også disse møtene digitalt.

Elektronisk kommunikasjon

Når det gjelder elektronisk kommunikasjon mellom styret og andelseierne i borettslaget har regelen fram til nå vært at borettslaget har måttet ha samtykke fra andelseier til dette. Etter lovendringen blir regelen snudd tvert om, elektronisk kommunikasjon er nå lov med mindre andelseier aktivt har reservert seg mot dette. I eierseksjonssameier har det etter at vi fikk 2017-loven vært antatt at elektronisk kommunikasjon er lov uten samtykke, men loven blir likevel presisert og harmonisert med borettslagsloven slik at samme regel gjelder her.

Det presiseres at alle steder i loven der det forutsettes at noe skal meddeles skriftlig, vil elektronisk kommunikasjon – typisk e-post – være godkjent som skriftlig kommunikasjon.

Oppsummert

Alt i alt er vi godt fornøyd med de nye lovendringene. Koronapandemien har lært oss at det kan være helt nødvendig å kunne avholde møter digitalt, og at det utvilsomt kan være godt å ha den fleksibiliteten som ligger i dette også ellers. Når det gjelder mulighetene for elektronisk kommunikasjon i borettslag har det til nå gjeldende regelverk framstått som mer og mer av en anakronisme. I en situasjon hvor alle – inklusive det offentlige – i stor stil kommuniserer med oss som skattebetalere, borgere og kunder elektronisk, var snart borettslaget det eneste som var forpliktet til å bruke papir, og det var en situasjon som ikke kunne vedvare stort lenger.

Terje Sjøvold, Juridisk direktør i OBOS