Gjør klart for viktig møte

Som alltid lønner det seg å gjøre gode forberedelser, ikke minst å holde tidsfristene for de ulike oppgavene fram til selve årsmøtet, eller generalforsamling som det heter i borettslagsloven.

– Rådgiverne i OBOS sender ut forslag til møtedato og frister for de ulike oppgavene. Vi oppfordrer styret til å bruke datoen som blir foreslått. Hvis dere kun har regnskapsavtale, kan du høre med rådgiver når du kan forvente at regnskapet er ferdig. Når tidspunkt for årsmøtet er bestemt, er det på tide å varsle beboerne, sier teamleder Morten Wiker Røstengen i OBOS Eiendomsforvaltning.

– Samtidig oppgis frist for innsending av saker som ønskes behandlet. Hvis styret har forslag til saker, må dere huske å vedta disse på et styremøte, fortsetter han.

Krav til forslag

I teorien skal alle innkommende forslag behandles på årsmøtet, men styret kan kreve at visse kriterier er oppfylt. Styret kan be forslagsstilleren om å formulere en mer forståelig tekst, og man kan kreve at det må fremgå tydelig hva det skal stemmes over.

Hvis det er en sak som har vært behandlet flere år på rad – og blitt nedstemt hver gang – kan styret argumentere for å vente, men det er opp til forslagsstilleren å godta dette. Til sakene som tas opp bør det være en innstilling fra styret. Rådgiverne i OBOS kan hjelpe med dette arbeidet.

– Det beste er om styret klarer å unngå altfor mange saker på agendaen. Noen har tradisjon for svært lange årsmøter, men da ser vi gjerne at deltakelsen blir lav. En mulig løsning er å ha flere beboermøter gjennom året der man kan informere og diskutere.

Beregn god tid

Det er ikke pålagt å lage årsrapport, men det anbefales. I rapporten kan man gjerne ta med planer for neste styreperiode.

– Det er smart å legge litt arbeid i å beskrive hva styret har gjort. Det fungerer som et historisk dokument, og i tillegg kan det bidra til å forsvare styrehonoraret når folk får innblikk i arbeidsmengden.

Før årsmøteinnkallingen sendes må det gjennomføres et regnskapsmøte. Rådgiver i OBOS kan delta hvis styret ønsker det. På dette møtet skal regnskap og årsrapport godkjennes og signeres av styret, og deretter skal det innhentes revisjonsberetning.

– Beregn alltid ekstra god tid til prosessen før årsmøtet. Det kan ta tid å formulere innstillinger, lage årsrapport og finne kandidater til styreverv. Dessuten må du ha tid til trykking og utsendelse i posten hvis noen har reservert seg mot elektronisk informasjon. Innkallingen skal sendes ut 8-20 dager før årsmøtet, sier Røstengen.

Finn gode kandidater

Det finnes ingen fullstendig oversikt over hvor mange borettslag og sameier som har valgkomite. Inntrykket er at nesten alle store boligselskap har det, men at det er svært varierende blant de som har under 40–50 boenheter. Uansett størrelse kan det virke som mange sliter med å finne nye kandidater til styreverv, selv blant de som har valgkomite.

– Det beste er om man har en valgkomite med minst to personer, og at disse er uavhengige fra styret. Jeg vet det er mange som sliter med rekrutteringen til styreverv, men det finnes noen tips og råd, sier teamleder Morten Wiker Røstengen.

Han har holdt en rekke kurs for valgkomiteer. Der er erfaringen at det er viktig ha øynene åpne for beboere som viser engasjement.

– Merk deg gjennom året hvilke beboere som viser interesse for bomiljøet, og som kanskje gjør litt ekstra på dugnader eller kommer med konstruktive innspill på Vibbo. Ta kontakt via telefon eller bank på døra til de mest aktuelle kandidatene. Det er enklere å overtale folk når du møter dem fysisk enn gjennom e-post og SMS.

Tips til valgkomiteen

• Start tidlig! Lag en framdriftsplan.
• Finn ut hvordan dagens styre fungerer. Ha gjerne fortrolige samtaler med hver og en i styret. Hvem ønsker gjenvalg?
• Sett deg inn i styrets arbeid, og finn ut om det er noen nye prosjekter på gang.
• Se etter kandidater med personlige egenskaper og kompetanse som utfyller hverandre.
• Send ut rundskriv eller bruk Vibbo til å fortelle at man ønsker innspill til kandidater.
• Prat med folk! Oppsøk mulige kandidater.
• Valgkomiteen konkluderer, og innstillingen sendes med årsmøteinnkallingen.
• Vanligvis begrunnes innstillingen muntlig på årsmøtet. Hvis dere skal ha heldigitalt møte, bør det avtales med styret om hvordan de innstilte skal presenteres.
• I januar hadde OBOS webinar om valgkomitearbeid, og opptaket kan kjøpes for 500 kroner. Send e-post til kompetanse@obos.no.