Slik lager styret en god årsrapport
En god årsrapport bygger tillit mellom styret og beboerne. Nå kan også styrene skrive årsrapporten direkte i Styrerommets årsmøtemodul.
Den nye løsningen i Styrerommet fjerner behovet for å sende tekstfiler på e-post, og samler arbeidet mellom styremedlemmer og andre involverte parter på ett sted. Funksjonen er enkel å bruke, og gir en oversiktlig og ryddig prosess for utarbeidelse av årsrapporten. Etter at du har opprettet et årsmøte, finner du den nye funksjonen i modulen.
En god årsrapport gir innsikt i styrets arbeid og boligselskapets tilstand, og bygger tillit mellom styret og beboerne.
– Å skrive rapporten er enklere enn mange tror. Vi anbefaler alle å lage en, selv om det ikke er påkrevd. Med riktig oppbygning blir årsrapporten nyttig for både styret og beboerne, sier Aleksander G. Svinddal, fagansvarlig boligforvaltning i OBOS.
Slik skriver du en god årsrapport:
1. Innledning
Start med en kort innledning om rapportens hensikt og innhold. Nevn gjerne styremedlemmene og oppsummer hovedpunktene. For korte årsrapporter kan du hoppe over innledningen.
2. Styrets arbeid
Dette er årsrapportens kjerne. Her bør du oppsummere hva styret har jobbet med i løpet av den siste styreperioden. Tips til innhold:
- Administrasjon: Antall styremøter i perioden og hvordan styret har jobbet.
- Kommunikasjon: Hvordan styret har informert beboerne, for eksempel gjennom nyhetsbrev, møter eller digitale plattformer.
- Vedlikeholdsarbeid: Beskriv utførte vedlikeholdsoppgaver og eventuelle større prosjekter som er gjennomført.
- Leverandører og tjenestetilbud: Har styret inngått nye eller reforhandlet avtaler? Beskriv hvorfor dette er gjort, og hva man har oppnådd med de nye avtalene.
- Spesielle uforutsette hendelser: Har det oppstått noen spesielle utfordringer eller saker i perioden, og hva slags konsekvenser har dette hatt for boligselskapet?
- Beboeraktiviteter: Nevn eventuelle sosiale aktiviteter eller tiltak som har blitt arrangert for beboerne, for eksempel dugnader.
Inviter beboerne til dialog, og oppfordre dem til å komme med innspill og spørsmål, for eksempel via Vibbo.
Les også: Ta fatt på styrearbeidet
3. Økonomisk oversikt
Forklar selskapets økonomi enkelt. Dette bør inkludere:
- Kommentarer til årsregnskapet: Beskriv vesentlige avvik fra budsjettet, og forklar årsregnskapet så godt som mulig.
- Budsjett: Nevn eventuelle planer for neste år, men husk at årsmøtet vanligvis ikke godkjenner budsjettet.
Målet er å gi beboerne en klar forståelse av økonomien og hva de kan forvente fremover.
Les også: Derfor bør dere ha en vedlikeholdsplan i borettslaget
4. Framtidsplaner
Fortell om styrets planer for den kommende perioden. Dette kan inkludere vedlikeholdsprosjekter, økonomien og eventuelle nye tiltak for å forbedre bomiljøet.
– En god årsrapport er både informativ og lettlest. Bruk et klart og tydelig språk. Målet er å informere og bygge tillit mellom styret og beboerne. Lykke til med skrivingen, sier Svinddal.
Har du spørsmål? Ta gjerne kontakt med kontaktpersonen din i OBOS.
Ikke kunde? Kontakt oss for en uforpliktende samtale om eiendomsforvaltning
