Har du prøvd å gjøre forberedelsene til årsmøte digitalt?

Hvorfor digitale forberedelser?

Gjennom digitale forberedelser kan dere innhente forslag fra eiere og sende ut innkallingen gjennom Styrerommet.no til alle de som har samtykket til digital kommunikasjon.

En mer digital tilnærming til årsoppgjøret forenkler styrearbeidet og gjør det mye lettere for eiere og beboere å engasjerer seg. Om ikke oppmøte til på selve årsmøte blir større, så senkes terskelen for engasjement betraktelig når eiere og beboere kan sende inn forslag til saker og kandidater med få tastetrykk på mobilen.

Styret vil oppleve at modulen gir bedre oversikt over saker. En forenklet prosess tilknyttet innkallinger og behandling av forslag gjør årsmøteperioden mye smidigere.

Slik går dere fram

Inne på Styrerommet.no finner dere en lenke til «Årsmøte». Her kan dere velge digitale forberedelser.

Styrer som allerede har tatt i bruk Styrerommet.no til styremøter, vil se at oppbyggingen av en saksliste til årsmøte likner mye på det dere er vant til fra tidligere. De obligatoriske sakene ligger inne allerede. For eksempel konstituering, godkjenning av regnskap og valg av tillitsvalgte. Videre kan dere forberede ytterligere saker og sette dato og sted for møtet.  

Åpne for forslag fra eiere

Deretter kan styret åpne for forslag fra eierne på eventuelle saker de ønsker å ha behandlet. Dere kan også åpne for at eiere kan nominere seg selv og andre til styreverv. Det gjøres ved å sende ut en SMS til alle eiere med en lenke til forslagssiden, og frist for innsending. Fristen setter styret selv i dialog med rådgiveren deres.

Behandle innkommende forslag fra eiere

De innsendte forslagene fra eierne legger seg i årsmøtemodulen og kan behandles fortløpende av styret. Hvis dere ønsker at beboerne skal presisere noe i forslaget, sender dere det i retur til eier som kan justere forslaget eller velge å trekke det. Hvis forslaget er godt nok utredet av eier, kan dere legge det til agendaen med en innstilling fra styret. Husk at alle innkommende forslag må behandles.

Styret gjør så ferdig årsberetning og regnskap. Det gjøres, som tidligere, i en wordfil som legges til saken hvor det skal behandles. En eventuell innstilling fra valgkomiteen kan legges under saken om valg.

Når innholdet i årsmøtet er på plass, kan styret sende digital innkallingen til alle beboere som har gitt digitalt samtykke. Modulen ivaretar at man ikke kan sende innkallingen før lovens frist, som er 20 dager før årsmøte. Til beboere som ikke har gitt digitalt samtykke, lages et dokument som kan sendes til trykk. På den måten får alle den samme innkallingen.

Dersom dere har spørsmål om bruk av Styrerommet.no til digitale forberedelser, eller andre temaer, ikke nøl med å ta kontakt. Det kan være godt å få hjelp av rådgiveren deres i årsmøteprosessen, med både stort og smått.

Lykke til med forberedelsene til årsmøte!

Morten Wiker Røstengen, Teamleder OBOS eiendomsforvaltning