Noe du lurer på om årsmøtet?

Hvilke tidsfrister gjelder for årsmøter?

Det ordinære årsmøtet må være gjennomført senest 30. juni. Styret må i god tid varsle om årsmøtedato og frist for innsending av saker. Innkalling med årsregnskap og revisjonsberetning skal sendes mellom 8 og 20 dager før årsmøtet.

Ekstraordinære årsmøter kan om nødvendig kalles inn med kortere varsel, men minst tre dager i forkant.

Må alle forslag behandles?

Alle innkommende forslag skal i teorien bli behandlet på årsmøtet, men styret bør oppfordre til at visse kriterier er oppfylt. Styret kan be forslagsstilleren om å formulere en mer forståelig tekst, og det bør fremgå tydelig hva man skal stemme over. Hvis det er en sak som flere ganger har vært behandlet og blitt nedstemt på tidligere årsmøter, kan styret argumentere for å vente. Det er likevel opp til forslagsstilleren å godta dette.

Hvis styret har forslag til saker, må disse ha blitt vedtatt på et styremøte.

Må det lages årsrapport?

Nei, dette er ikke lovpålagt, men det kan være nyttig av flere grunner. Styret har mulighet til å beskrive hva som har skjedd og hva styret har gjort. Årsrapporten fungerer som et historisk dokument, og kan dessuten bidra til å forsvare styrehonoraret når folk får innblikk i arbeidsmengden.

Hvem bestemmer styrehonorar og fordeling?

Det er årsmøtet som bestemmer summen, men styret kan foreslå en sum. Det er store variasjoner i størrelsen på styrehonorar hos ulike boligselskap. OBOS anbefaler at styrets arbeidsmengde og tidsbruk bør være de avgjørende faktorene, og ikke hva andre boligselskap utbetaler.

Loven sier ingenting om fordeling av styrehonoraret innad i styret. Det er vanlig at styreleder får mest på grunn av lederansvaret. Noen styrer fordeler resten av honoraret likt, mens andre fordeler honoraret basert på oppgaver og arbeidsmengde til den enkelte.

Hvordan verve styremedlemmer?

Noen nøkkelpunkter: Lag en framdriftsplan og finn ut hvordan dagens styre fungerer. Prat med hver og en av styremedlemmene. Hvem ønsker gjenvalg? Se etter kandidater med egenskaper som utfyller hverandre. Legg merke til de som viser litt ekstra engasjement for bomiljøet. Ta direkte kontakt framfor å sende SMS eller e-post.

Det bør helst være en uavhengig valgkomité som starter tidlig og systematisk med vervingen. Trengs det inspirasjon? OBOS arrangerer kurs og webinar med tips og råd om verving av styremedlemmer.

Hvordan kombinerer man fysisk og digital avstemning på årsmøter?

Hvis man skal ha fysisk og digital avstemning, må styret velge digital avstemning som møteform når de oppretter møtet i Styrerommet. Det fysiske møtet må arrangeres første dag i avstemningsperioden, som er på minimum tre dager. Folk kan velge om de vil stemme digitalt eller levere en stemmeseddel, og dette gjelder også for heldigitale årsmøter.

Hvilke fordeler og ulemper er det med å gjennomføre kun et digitalt årsmøte?

Det er enkelt å gjennomføre et heldigitalt møte, og det passer særlig hvis det ikke er kompliserte eller kontroversielle saker på agendaen. Det er som regel langt flere som avgir stemme digitalt enn hvis de må møte opp for å stemme.

Ulempen kan være at det blir vanskeligere å overtale folk til å ta på seg et verv hvis det mangler kandidater til ulike komiteer. Noen synes også at man mister en sosial arena ved digitalt årsmøte, men et beboermøte egner seg bedre som sosial arena.

Hvilken møteform egner seg best hvis det er en sak på årsmøtet der det forventes stor uenighet og mye debatt?

Da bør man ha et fysisk årsmøte, med eller uten digital avstemning. Hvis det er en komplisert sak, kan det være smart å arrangere et beboermøte i forkant. Der kan man luke vekk en del misforståelser, og kanskje få innspill til å forbedre forslag til vedtak. En fagperson kan med fordel delta for å presentere saken, for eksempel ved større vedlikeholdsprosjekter.

Under årsmøtet er det viktig å ha en proff møteleder, og det kan vedtas kjøreregler for debatten, som maks lengde på innlegg. Husk at hemmelig avstemning er en mulighet.

Kan det stemmes over noe annet enn sakene som står oppført i innkallingen?

I utgangspunktet nei. Det er ingenting i veien for at årsmøtet diskuterer andre saker, men det kan ikke treffes vedtak i slike saker. Det kan derimot bestemmes at det skal innkalles til ekstraordinært årsmøte.

Hvordan få opplæring i bruk av årsmøtemodulen?

Forhåpentlig skal den være selvforklarende, men i hjelpesenteret i Styrerommet finnes det brukerveiledning. Det tilbys også kurs og webinar, eller man kan spørre rådgiveren sin om hjelp. Boligselskap som ikke har egen rådgiver, kan sende spørsmål til rådgiverteamet for Vibbo og Styrerommet.