Slik blir årsmøteprosessen

Alle tjenester og oppgaver som styret kan be OBOS om å gjennomføre står nederst, med tilhørende priser.

Årsmøteprosessen – steg for steg

1. Rådgivningsteamet har planlagt årsmøteperioden og foreslått dato for gjennomføring av årsmøtet for boligselskapet. Datoen er valgt ut fra en plan om at OBOS skal levere et ferdigstilt årsregnskap i tide, og kunne delta på årsmøtet hvis dere ønsker dette.
   
   Det er mulig å utsette møtedatoen hvis det ikke passer. Ta i så fall kontakt med oss via hjelpesenteret for å avtale ny dato.
2. For å få hjelp fra OBOS i forbindelse med årsmøteperioden, må styret bestille den hjelpen som er ønskelig.
   
3. Styret varsler om fristen for innkomne saker fra eierne. Varselet kan sendes ut uavhengig av når møtet blir avholdt, men det er viktig at det blir sendt ut tidlig nok slik at styret rekker å behandle sakene. Dersom eier melder inn saker etter fristen, kan styret fortsatt velge å ta med saken i innkallingen.
4. Når fristen for å sende inn saker utløper, behandler styret innkommende forslag. Saker som skal behandles på årsmøtet, tas med i innkallingen.
5. Hvis boligselskapet har revisor, sender rådgivningsteamet regnskapet til styret for digital signering. Hvis boligselskapet ikke har revisor, kan du hoppe til steg 6.
   
   Når styret har signert regnskapet, sender rådgivningsteamet det signerte regnskapet og eventuelle andre signerte årsoppgjørsdokumenter til revisor for å få revisjonsberetningen.
6. Når rådgivningsteamet har opprettet styremøtet på Styrerommet, får styret tilgang til alle årsmøtedokumentene. På Styrerommet finner du også maler for innkalling, årsrapport og protokoll. Hvis dere har bestilt hjelp fra oss, er malene ferdigstilte.
7. Innkallingen ferdigstilles av styret og skal inneholde informasjon om tid og sted, årsrapport med årsregnskap og eventuell revisjonsberetning, i tillegg til en saksliste med innmeldte saker fra eierne som skal behandles. Her kan styret benytte mal til innkalling fra styremøtet i steg 6.
8. Innkallingen til årsmøtet sendes fra styret til eierne minimum 8 og maksimum 20 dager før møtet avholdes.
9. Når det er tid for årsmøtet, kan protokollen føres direkte inn i årsmøtemodulen hvis styret har benyttet «digitale forberedelser» på Styrerommet. Hvis «digitale forberedelser» ikke er benyttet, kan styret bruke mal til protokoll fra styremøtet i steg 6.
10. Protokollen må signeres av både møteleder og ett protokollvitne. Deretter skal en kopi av den signerte protokollen sendes til rådgivningsteamet via hjelpesenteret innen en uke.

Har styret spørsmål til prosessen? Ta kontakt med rådgivningsteamet gjennom hjelpesenteret på Styrerommet.

Prisoversikt for OBOS' tjenester og oppgaver i forbindelse med årsmøte

I forkant av møtet

Varsel til eierne om frist for innkommende saker til årsmøtet/generalforsamlingen

Dette innebærer at vi sender ut varsel til eierne via Styrerommet, samt per post for de som eventuelt har reservert seg mot digital kommunikasjon.

Pris: 1.455 kr inkl. mva.

Ferdig utkast til årsrapport

Dette innebærer at vi lager et komplett utkast til årsrapport med regnskap og eventuell revisjonsberetning, hvor styret kun fyller ut styrets arbeid om ønskelig. Årsrapporten inngår som en del av innkallingen sammen med sakslisten.

Pris: 1.455 kr inkl. mva.

Innkalling til årsmøtet

Dette innebærer at innkallingen sendes ut via Styrerommet, samt per post for de som eventuelt har reservert seg mot digital kommunikasjon. Dersom dere sender ut innkalling selv, må en kopi sendes oss via hjelpesenteret.

Pris: 727,50 kr inkl. mva.

Digitale møter

Oppstart og avslutning av digitalt årsmøte

Oppstart/avslutning innebærer oppstart av det digitale årsmøtet, enkel veiledning til styret og avslutning av årsmøtet, herunder å påse at protokollen er sluttført, godkjent og signert.

Pris: Min. 4.500 kr inkl. mva.

Digital møteleder/administrator av årsmøtet

Digital møteledelse innebærer at vi daglig følger opp møtet og besvarer spørsmål, rådgivning til møtedeltagere og styret underveis i møtet, innlegging av manuelle stemmer.

Pris: Minimum 4.500 kr inkl. mva.

Ønsker dere at vi holder i hele prosessen med digitalt årsmøte?

Dette innebærer at vi varsler eierne om frist for innkomne saker, utarbeider årsrapport, sender ut innkalling, starter opp og avslutter møtet med digital møteledelse og sender protokoll til digital signering.

Pris: 8.500 kr inkl. mva.

Møteledelse i fysiske møter

Vi kan stille som møteleder i fysisk årsmøte.

Pris: Se gjeldende prisliste i Styrerommet.