Forretningsetikk og leverandørkjede

I dette kapittelet gjør vi rede for arbeidet med bærekraft og samfunnsansvar, strukturert rundt følgende hovedpunkter:

• Interessent- og vesentlighetsanalyse
• FNs bærekraftsmål
• Tilgjengelige boliger for medlemmene
• Bolig- og byutvikling
• Klima- og miljøfokus i utvikling, bygg og drift
• Forretningsetikk og leverandørkjede
• Inkludering, mangfold og likestilling
• Bærekraft i OBOS
• OBOS' klimafotavtrykk 

Lovbrudd og uetisk adferd

OBOS har fastsatt etiske retningslinjer som gjelder helekonsernet og som presiserer alle ansattes ansvar. OBOS har fastsatt egne retningslinjer og rutiner for varsling som skal sikre at ansatte kan varsle uten frykt for gjengjeldelse og i tillit til at varselet blir håndtert på en forsvarlig måte. Administrasjonen redegjør for status for varslinger og etisk etterlevelse til styret minst en gang årlig. Retningslinjene vurderes årlig med sikte på at de til enhver tid skal være oppdatert i takt med endringer i lovgivningen og samfunnsutviklingen for øvrig. Retningslinjene er i 2022 vurdert av internrevisor og vil bli revidert i 2023.

Forebygging og bekjempelse av korrupsjon

OBOS har nulltoleranse for korrupsjon. Det er ikke registrert tilfeller av korrupsjon i OBOS eller i prosjekter som er ledet av OBOS i 2022. Ingen ansatte i OBOS har blitt anmeldt, siktet eller domfelt for korrupsjon i 2022. Det har heller ikke vært arbeidsrettslige eller disiplinære sanksjoner mot noen OBOS-ansatte for korrupsjon. Det er heller ikke registrert korrupsjonstilfeller hos OBOS’ samarbeidspartnere, og ingen avtaler er terminert, eller ikke fornyet, som følge av korrupsjon.

OBOS har utarbeidet en rekke rutiner og retningslinjer for å forhindre korrupsjon og for varsling av kritikkverdige forhold. OBOS’ konsernledelse vedtok høsten 2021 en ny antikorrupsjonsinstruks for hele virksomheten. Denne er gjort kjent for alle ansatte. Opplæringstiltak er igangsatt i 2022 og vil bli fulgt opp i 2023. Alle ansatte skal etterleve den høyeste etiske standard i alle forhold som gjelder forretningsvirksomheten, både kolleger imellom og overfor medlemmer, kunder, samarbeidspartnere, leverandører,
forretningsforbindelser og konkurrenter.

Rutinene og retningslinjene er tilgjengelige for alle ansatte og er godt innarbeidet i konsernet. Det settes strenge krav til alle ansatte når det gjelder etikk, redelighet, troverdighet og forretningsmoral. Verdier og etikk er alltid tema på introduksjonsmøter for nyansatte, og inngår i arbeidskontrakten. OBOS har i tillegg interne retningslinjer og rutiner for innkjøp. Blant annet skal rutiner for pris- og anbudsforespørsler sikre en profesjonell behandling av våre leverandører.

Retningslinjene slår blant annet fast at leverandører skal behandles rettferdig, og at valg mellom konkurrerende leverandører skal vurderes upartisk. OBOS skal heller ikke utøve eller forsøke å utøve utilbørlig innflytelse for å oppnå spesialbehandling på vegne av en bestemt leverandør.
Rabattbetingelser for ansatte følger myndighetenes anbefalte grense for skattefrie personalrabatter. Ansatte og deres familier er underlagt strenge regler når det gjelder gaver fra forretningsforbindelser. Ledere kan ikke kjøpe bolig i nye prosjekter til seg selv eller andre i nær familie uten at dette er søkt om og godkjent. Prosjektledere eller andre i OBOS-konsernet som har innvirkning på priser, eller som har mulighet for oppgradering av standard på leiligheter, kan ikke kjøpe bolig i nye prosjekter.

Konsernsjef, konsernledelsen, alle som rapporterer til konsernledelsen, samt ansatte som er involvert i aksjeinvesteringer, oppkjøp og selskapsanalyse, er underlagt strenge regler for private investeringer og bierverv. Retningslinjene er fastsatt av styret og ble sist revidert i 2022. Målet er å unngå problematikk rundt blant annet innsidehandel, uheldige rolleblandinger eller andre muligheter for å utnytte sitt ansettelsesforhold i OBOS til å oppnå irregulære fordeler.

Forebygging og bekjemping av hvitvasking og
terrorfinansiering

Hvitvaskingshåndbok for OBOS-konsernet skal sikre at hvitvaskingsregelverket oppfylles. Hvitvaskingshåndboken oppdateres løpende og ble sist revidert ved årsskiftet 2022/2023. Alle ansatte i OBOS, uavhengig av om de arbeider i avdelinger og selskaper som er omfattet av hvitvaskingsregelverket, har plikt til å melde fra dersom de blir oppmerksomme på ulovlige eller kritikkverdige forhold. Dette gjelder også hvitvasking eller forsøk på hvitvasking, og der det kan være tvil om ansattes habilitet eller upartiskhet.

I tillegg til reglene på konsernnivå, har datterselskapene som omfattes av regelverket mot hvitvasking og terrorfinansiering egne rutiner og systemer tilpasset sin virksomhet. Disse selskapene er innrettet slik at interessekonflikter mellom ansatte og kunder minimeres og alltid håndteres i tråd med OBOS’ etiske retningslinjer. Dette inkluderer for eksempel krav til at funksjoner som salg og oppgjør skal være atskilte i bank- og eiendomsmeglervirksomheten, noe som også reduserer risiko for korrupsjon.

OBOS-banken, OBOS Eiendomsmeglere, OBOS Factoring og alle andre selskaper som er omfattet av hvitvaskingsloven, har egne ansatte med spesielt ansvar for å avdekke og rapportere hvitvasking og terrorfinansiering. Ved mistanke om kunder eller transaksjoner som kan ha tilknytning til hvitvasking eller terrorfinansiering, blir Økokrim alltid underrettet. Det ble i 2022 inngitt totalt 112 meldinger om mistenkelige transaksjoner (MT-meldinger) til Økokrim fra forskjellige OBOS-selskaper. Det gjennomføres opplæring av ansatte som berøres av regelverket både på konsern- og selskapsnivå.

Virksomhetene har ikke fått noen pålegg eller sanksjoner fra tilsynsmyndighetene i 2022. 

Samarbeidspartnere og underleverandører

Hovedaktiviteten i OBOS er å bygge boliger og tilby boligforvaltning. I tillegg utvikler og drifter OBOS næringseiendom. Innenfor bolig og næringsutvikling, starter det med kjøp av eiendom, utvikling og prosjektering av nye prosjekter før det går over i produksjon av nye bygg. Når byggene står ferdig, går de over i forvaltning. OBOS Eiendom forvalter og drifter næringseiendom, mens boligene OBOS bygger blir solgt til privat eie. OBOS-banken tilbyr finansiering til både privatpersoner og boligselskaper. Selv om OBOS ikke eier boligene etter at de er ferdigstilt, er OBOS i Norge forretningsfører for mange boligselskap og tilbyr også teknisk rådgivning til disse kundene (se figur 25 under). OBOS’ forretningsmodell innebærer at en stor andel av organisasjonens aktiviteter er knyttet til tjenester levert av leverandører og samarbeidspartnere. Disse tjenestene er primært knyttet til produksjon av boliger og næringsbygg i totalentrepriser for Boligutvikling Storby. Det har ikke vært vesentlige endringer i OBOS’ leverandørkjede i 2022.

Leverandørkjeden varierer avhengig av hvilken del av konsernet man er i. I Boligutvikling Storby og OBOS Eiendom utvikler eiendom i samarbeid med prosjekterende og bygger i totalentrepriser, der alt oppkjøp av materialer gjøres av entreprenørene.

Boligutvikling Trehus utfører mer av arbeidet av OBOS. Her har OBOS egne arkitekter, prosjekterende og utøvende. Mye av materialene, som f.eks. trevirke, gips og isolasjon, kjøpes inn direkte fra leverandører og produsenter. I bygge- og boligprosjekter inngår ofte flere samarbeidspartnere og underleverandører. Innkjøp av varer og tjenester til denne produksjonen skjer i henhold til etablert avtaleverk med valgte leverandører. OBOS vektlegger at leverandører og underentreprenører som benyttes i de ulike boligprosjektene, følger gjeldende lover og forskrifter samt tilfredsstiller OBOS’ krav til bærekraft og miljø. Dette følges opp gjennom prosedyrer som inngår i de aktuelle kvalitetssystemene og i kontraktene. OBOS stiller etiske krav til sine leverandører som er offentlig kunngjort på obos.no. I den kvartalsvise prosjektrapporteringen skal prosjektleder for hvert boligprosjekt rapportere om eventuell mistanke om økonomisk kriminalitet hos aktører i prosjektet eller brudd på OBOS standard betingelser for bærekraftig innkjøp. Korrupsjon vil bli rapportert umiddelbart. Oppfølging skjer i første rekke i byggherremøter der byggherrens påseplikt alltid er et fast punkt og gjennom leverandørrevisjoner. Gjennom stikkprøvekontroll undersøkes lønnsforhold, boforhold og andre forhold som kan indikere økonomisk kriminalitet.

OBOS Prosjekt forestår i stor grad innkjøp og administrasjon av bygningsmessige leveranser, og arbeider på vegne av sine kunder. Kundene er både profesjonelle byggherrer og engangsbyggherrer som borettslag og sameier. Kontraktene tegnes mellom byggherre og entreprenør eller leverandør. OBOS Prosjekt har rutiner som reduserer risikoen for korrupsjon og kredittvurderer jevnlig entreprenører det tegnes kontrakt med. For å forebygge arbeidslivskriminalitet og sosial dumping tilbys byggherrene bruk av utvidede seriøsitetskrav i prosjekter. Alle endringer avtales skriftlig i endringsordrer som faktureres separat. Fakturaene kontrolleres av OBOS Prosjekt og anvises til utbetaling av byggherre. OBOS Prosjekt gjennomfører interne prosjektrevisjoner for å sikre både kvalitet og riktig økonomistyring
i prosjekter.

I 2022 har Boligprodusentenes Forening i samarbeid med RISE Fire Research AS – Trondheim gjort omfattende storskalatester på royalimpregnert kledning sine brannegenskaper. Resultatet av disse testene er oversendt
Kommunal- og distrikts departementet. Tilbakemelding fra departementet avventes fortsatt.

For OBOS’ kontorvirksomhet kjøpes det inn driftstjenester som renhold og kantinetjenester, IT-utstyr og kontorrekvisita. Innkjøp av varer og tjenester til kontordriften skjer i henhold til etablert avtaleverk med valgte leverandører. OBOS vektlegger at leverandører og underentreprenører
som benyttes, følger gjeldende lover og forskrifter samt tilfredsstiller OBOS’ krav til bærekraft og miljø.

Personvern

For en medlemsorganisasjon som OBOS, er det svært viktig å ha fokus på – og å etterfølge – gjeldende regelverk innenfor personvern.

Misbruk av markedsmakt og forholdet til konkurranselovgivningen

OBOS er bevisst på ikke å misbruke sin markedsmakt til å oppnå urimelige fordeler, eller motvirke rettferdig konkurranse i samsvar med lovgivningen. OBOS har rutiner og retningslinjer for å sikre at konkurranselovgivningen etterleves. OBOS’ konsernledelse vedtok i desember 2021 en ny instruks for hele virksomheten som skal sikre etterlevelse av konkurranseloven. Instruksen er gjort kjent for hele organisasjonen. Opplæring er gjennomført i 2022 og vil bli fulgt opp i 2023. OBOS med datterselskaper har i 2022 ikke vært gjenstand for tilsyn eller fått noen form for pålegg, vedtak eller sanksjoner fra Konkurransetilsynet.

Menneskerettigheter

Det er ikke registrert brudd på menneskerettigheter i prosjekter eller annet arbeid ledet av OBOS i 2022.

«Verdier og etiske retningslinjer» bygger på en grunnleggende respekt for menneskeverdet, likebehandling og retten til et arbeidsmiljø fritt for blant annet diskriminering på grunn av rase, hudfarge, etnisk opprinnelse, religion, kjønn, seksuell legning, alder eller funksjonshemming. OBOS har retningslinjer for å rapportere klager og avvik som gjelder menneskerettigheter.

Arbeidet med å ivareta menneskerettigheter omfatter både kunder og egne ansatte, samt arbeidstakere i entreprenørog håndverksbedrifter som engasjeres av boligselskapene for å utføre rehabilitering og vedlikehold der OBOS er engasjert.

Respekt for menneskerettigheter står sterkt i både i Norge og Sverige. OBOS forplikter seg til å respektere internasjonalt anerkjente menneskerettigheter, herunder de som er nedfelt i Verdenserklæringen om menneskerettighetene, FN-konvensjonen om økonomiske, sosiale og kulturelle rettigheter, FN-konvensjonen om sivile og politiske rettigheter og ILOs kjernekonvensjoner. Leverandører av varer og tjenester er overveiende norske eller svenske, og OBOS’ investeringer og eierskap gjøres gjennomgående i norske og svenske selskaper, hvor risikoen for brudd på menneskerettigheter generelt vurderes som lav.

Kontroll av leverandører

OBOS forventer at leverandører oppfyller alle grunnleggende politiske, sosiale og kulturelle menneskerettigheter. Dette ivaretas i kontrakter, planer for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA), samt ved oppfølging av kravene på byggeplasser og i byggemøter. Konsernet har gode rutiner for å sikre at leverandører og engasjerte selskaper opererer innenfor lovens rammer når det gjelder betaling av skatter og avgifter, sikkerhet, samt sosial dumping.

Dette vurderes som svært viktig for å sikre gode arbeidsforhold, lønnsbetingelser og andre grunnleggende rettigheter. OBOS har utarbeidet en standard innkjøpsbetingelse for bærekraftige innkjøp, til bruk som vedlegg i kontrakter og avtaler. Innkjøpsbetingelsene stiller blant annet krav til HMS, sosiale forhold og ytre miljø. OBOS har kunngjort sine etiske krav til leverandører med fokus på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold på obos.no.

I 2022 har OBOS gjort en ekstra innsats for å kartlegge leverandører til den norske virksomheten. Dette som følge av at åpenhetsloven trådte i kraft sommeren 2022. Åpenhetsloven skal fremme virksomheters respekt for
menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Loven innebærer at virksomheter skal gjennomføre aktsomhetsvurderinger for brudd på enneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. OBOS har valgt å inkludere ytre miljø i tillegg til de sosiale forholdene i sin aktsomhetsvurdering.

Høsten 2022 har OBOS’ norske virksomhet gjennomgått sine leverandører og gjort en overordnet vurdering av risikoen for negative konsekvenser for
enneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold og ytre miljø. Prosessen er støttet av konsernets juridiske avdeling, som vil sammenstille og offentliggjøre en samlet redegjørelsen for aktsomhetsvurderingene senest 30. juni 2023. I 2023 vil OBOS arbeide videre med å gjøre mer detaljerte vurderinger av leverandører med identifisert høy risiko, samt vurdere behovet for endrede krav i kontraktene. Det vil også arbeides med å innføre nye systemer for å ivareta kravene i åpenhetsloven fremover.

Konsesjonsplikt gir strenge krav

Enkelte virksomheter i OBOS er konsesjonspliktige. Det medfører krav om likebehandling av alle kunder, herunder strenge krav til ikke-diskriminering. Alle kunder vurderes individuelt, og kriteriene er objektive. Et eksempel er
OBOS-bankens vurdering av låntakeres likviditet. Brudd på grunnleggende menneskerettigheter vil også medføre risiko for tap av konsesjon, med både økonomiske og omdømmemessige konsekvenser. Forskrift om informasjons- og påseplikt og innsynsrett følges opp med stikkprøver for å sikre at det ikke forekommer diskriminering når det gjelder menneskerettigheter.

HMS og SHA på arbeidsplassen

I OBOS’ HMS- og SHA-arbeid skilles det på egne kontoransatte og der OBOS er byggherre. OBOS har implementert ledelsessystem for HMS- og SHA-arbeid med bakgrunn i lovkrav i arbeidsmiljøloven og byggherreforskriften. Det er knyttet særskilt risiko relatert til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på byggeplasser. OBOS har en egen HMS-håndbok som dekker arbeidet til alle kontoransatte. Som byggherre etablerer OBOS SHA planer for alle byggeprosjekter.

HR i Norge og Sverige er ansvarlige for å etablere og opprettholde HMS-systemet for de kontoransatte i sine land. SHA-systemet for konsernets prosjektutviklingsvirksomhet i Norge, foruten OBOS Block Watne, er utviklet og vedlikeholdes av SHA-fagansvarlig i OBOS Prosjekt. I OBOS Block Watne og i virksomheten i Sverige er det egne SHAsystemer og egne fagansvarlige for SHA som følger opp dette. Alle ansatte og hele OBOS’ virksomhet er dekket av HMS og SHA ledelsessystemer. Systemene ivaretar OBOS’ ansvar i leverandørkjeden og overfor samarbeidspartnere.

HMS OG SHA på byggeplasser og fabrikker

Det skal være trygt å arbeide i OBOS. Det jobbes kontinuerlig for at ansattes sikkerhet, helse og arbeidsmiljø er best mulig ivaretatt, uansett om de har sitt daglige arbeid på et kontor eller på byggeplass eller i fabrikk.

Målet er:

• Antall arbeidsulykker med fraværsskader skal være null.
• Antall arbeidsulykker uten fraværsskader skal være null.
• Ingen alvorlige personskader og ingen alvorlige hendelser.
• Arbeidsforholdene skal systematisk planlegges og følges
  opp for å unngå arbeidssituasjoner som kan medføre
  sykefravær eller nedsatt arbeidsevne i framtiden.
• Arbeidstakerne skal trives på byggeplassen og i fabrikk,
  og de skal ha gode fasiliteter til å spise og hvile, vask og
  skift.

Alle byggeplasser i OBOS har en prosjekttilpasset SHA-plan som inneholder forebyggende og spesifikke tiltak. OBOS følger opp sikkerhetsarbeidet på alle byggeplasser med eget personell som er spesialutdannet innen SHA i funksjonen som koordinator utførelse (KU), og gjennom at entreprenørene rapporterer status på sikkerhetsarbeidet to ganger i måneden på en rapport-mal fra byggherren. Rapporten omfatter status på vernearbeider innen både
SHA og HMS. Vernerunder gås hver 14. dag i byggeperioden og KU deltar fra OBOS. Fabrikkene har egne vernekomiteer som behandler og følger opp avvikssituasjoner og skader.

Eventuelle uønskede hendelser evalueres grundig og rapporteres til styret i OBOS. SHA er et fast punkt i alle byggherremøter og styremøter. I samarbeidsprosjekter er det OBOS’ strenge krav til samarbeidsrutiner som gjelder.

Et godt SHA-system og fortløpende oppfølging av sikkerheten på byggeplassene medvirker i stor grad til at skadestatistikken har holdt seg lav i OBOS i flere år. Den strenge praktiseringen av sikkerhet, helse og arbeidsmiljø kommer til å fortsette. Byggebransjens måleparameter er fraværsskader på byggeplass målt mot utførte timeverk. Dette uttrykkes som en såkalt H1-verdi, tilsvarende LTAR-verdi i Sverige (fraværsskader per million arbeidede timer).

Det var ingen dødsfall på våre byggeplasser eller fabrikker i 2022. OBOS’ samlede H1-verdi var på 3,1 ved utgangen av 2022 mot 3,2 i 2021. I konsernets norske virksomhet var H1-verdien 2,5 ved utgangen av 2022 mot 2,2 ved utgangen av 2021. I konsernets svenske virksomhet var H1-verdien 3,6 ved utgangen av 2022 mot 3,8 ved utgangen av 2021.

Antall arbeidede timer på byggeplass og i fabrikker i 2022 var 8,4 millioner totalt; 3,6 millioner i Norge og 4,8 millioner i Sverige. Tallene inkluderer underentreprenørers arbeidede timer.

Alvorlige ulykker og fraværsskader

Alvorlige ulykker og fraværsskader rapporteres i samsvar med styringssystemets varslingsplan umiddelbart til prosjektledelsen i OBOS som rapporter videre til administrerende direktør i datterselskapene og til konsernledelsen. Konsernledelsen rapporter til konsernsjefen kvartalsvis. Alvorlige ulykker og fraværsskader blir alltid gransket. Forbedringsforslag og avvik av alvorlig karakter relatert til HMS, kvalitet og ytre miljø rapporteres månedlig i konsernledelsens møter.

Oppfølging av uønskede hendelser og nestenulykker er viktig for å øke bevisstheten rundt sikkerhetsarbeidet, og slik forebygge og redusere antall ulykker. I OBOS’ SHA-system er det et krav om at totalentreprenør skal rapportere om uønskede hendelser (RUH), og at det finnes et system for å håndtere RUH’er hos entreprenøren selv samt hos dens underleverandører.

Risiko vurderes kontinuerlig for samtlige byggeprosjekter i OBOS. Innen SHA har alle arbeidsgivere i prosjektene en plikt iht. forskrift om Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø å melde fra til byggherre om risikoer som ikke er omfattet av SHA-planen. Dersom arbeidstakere i OBOS- opplever at ensituasjon er utrygg, forventes det at utførende entreprenør har retningslinjer og prosesser for dette i sitt internkontrollsystem.

Konsernet stiller strenge krav til seriøsitet for alle nye byggeprosjekter. Målet er å bli kvitt useriøse aktører i byggebransjen og bidra til økt kvalitet i det som bygges. Kravene regulerer blant annet bruk av faglærte håndverkere (minimum andel på 40 prosent) og lærlinger (minimum andel på syv prosent), begrensninger i bruken av underleverandører og tydelige krav til lønns- og arbeidsvilkår. Det er også inngått samarbeid med Skatteetaten i Norge for å benytte utvidet skatteattest på flere prosjekter. Det ble i starten av 2022 etablert egne seriøsitetskrav for konsernets virksomhet i Sverige.

OBOS’ SHA-system beskriver at det er nulltoleranse for enhver form for trakassering og diskriminering i byggeprosjektene til OBOS, OBOS datterselskaper eller i deleide selskaper. Med trakassering menes handlinger, unnlatelser eller ytringer som virker eller har som formål å virke krenkende, skremmende, fiendtlige, nedverdigende, diskriminerende eller ydmykende. Systemet forutsetter at totalentreprenøren har et system for varsling som både kan gjøres åpent eller anonymt, og der både varslingen og varslers identitet skal behandles som en fortrolig opplysning.

HMS og SHA for kontoransatte

Arbeid med helse, miljø og sikkerhet er viktig i alle deler av virksomheten, men har av naturlige årsaker et ulikt fokus i ulike deler av virksomheten, avhengig av arbeidssituasjon og arbeidets art. Når det gjelder kontoransatte er dokumentasjon og rutiner for HMS-arbeidet dokumentert og tilgjengelig for alle ansatte i en egen HMS-håndbok.

HMS-arbeidet ivaretas av den enkelte leder, verneombudene, hovedverneombud, HR-avdelingen og bedriftsutvalget/arbeidsmiljøutvalget. For å sikre et systematisk HMS-arbeid er organisasjonen delt inn i ulike verneområder med tilhørende verneombud. Det gjennomføres jevnlig opplæring i HMS for ledere og verneombud, og OBOS gjennomfører årlige HMS-uker der alle ansatte får informasjon og opplæring innen relevante områder av helse- miljø- og sikkerhetsarbeidet. For å sikre et HMS-arbeid av god kvalitet er det i 2022 satt ekstra fokus på dette arbeidet, gjennom ekstern opplæring av hovedverneombud, samt at HR-avdelingen og hovedverneombud i fellesskap har hatt en gjennomgang av eksisterende rutiner og prosesser. Målet er å gjennomføre slik gjennomgang årlig for å sikre kontinuerlig forbedring av HMS-arbeidet.

For å sikre et godt fysisk og psykisk arbeidsmiljø, har verneombudene årlige gjennomganger i alle verneområder. Dette inkluderer blant annet skriftlige spørreundersøkelser med etterfølgende gjennomgang sammen med leder. HMS er også alltid fast tema i møtene i bedriftsutvalget (BU) og i arbeidsmiljøutvalget (AMU).

Basert på funn i verneundersøkelser gjennomfører HR årlig en risikovurdering sammen med hovedverneombud for å identifisere risiko og utarbeide tiltaksplaner. Risikovurderingen framlegges for BU/AMU. Alle ansatte i OBOS er ansvarlig for å rapportere avvik til sin nærmeste leder. Leder er ansvarlig for å behandle avviket, finne tiltak og utarbeide avviksrapport. Leder for den avdeling/det område hvor avviket er registrert, er ansvarlig for å utføre korrigerende tiltak. HR, hovedverneombudet og lokalt verneombud støtter i dette arbeidet ved behov.

Sentralt i avvikshåndteringen er varslingsrutinen og de ansattes anledning til å varsle om kritikkverdige forhold. Varslingsrutinen er beskrevet i HMS-håndboken, og det henvises også til dette i opplæring av nyansatte i etiske retningslinjer. I varslingsrutinen er saksgangen i en varslingssak tydelig beskrevet, og det er poengtert at ledere og tillitsvalgte skal sørge for at varslere ikke blir utsatt for gjengjeldelse eller negative reaksjoner som følge av varslingen. I tillegg til de generelle retningslinjene for HMS på arbeidsplassen, finnes det egne HMS-planer og prosedyrer for de ulike virksomhetene og datterselskapene i OBOS. Det er også innarbeidet prosedyrer for å ivareta arbeidstakernes rettigheter, og sikkerhet for innleid personell og personer som arbeider for leverandører.

Avdelinger og datterselskaper som er pålagt det, har en egen HMS-ansvarlig som rapporterer eventuelle personskader og uønskede hendelser. Vedkommende har også ansvaret for opplæring av nyansatte og vikarer. Ved skader eller nestenulykker blir instrukser og risikoanalyser gjennomgått og revidert ved behov.